ストレスチェック結果の保管義務と管理方法｜保存期間・電子管理の注意点を解説

ストレスチェック結果の保管義務とは

労働安全衛生法に基づくストレスチェック制度では、実施結果の保存期間について明確なルールが定められています。適切に管理しないと、労働基準監督署の調査で指摘を受けるリスクがあります。

本記事では、保存期間・保管方法・廃棄手順・個人情報保護の観点から、実務担当者が押さえるべきポイントを整理します。書面（紙）と電子データのどちらで管理する場合でも共通して守るべき要件を中心に解説します。

保存期間：原則5年間

ストレスチェックの実施記録（調査票・結果・労働基準監督署への報告書の控えなど）は、5年間の保存が義務づけられています（労働安全衛生規則第52条の13）。

なお、個人のストレスチェック結果は、本人の同意なく事業者が閲覧することはできません。事業者が受け取れるのは「受検の有無」と「面接指導が必要と判断されたかどうか」の情報のみです。

誰が保管するのか：実施者と事業者の役割分担

ストレスチェックの記録管理は、実施者（医師・保健師・公認心理師など）と事業者の間で役割が分かれます。それぞれの責任範囲を明確にしておくことが、安全な記録管理の出発点になります。

外部委託でストレスチェックを実施している場合は、委託先（クラウドサービス・EAP機関など）がサーバー上でデータを保管することが一般的です。この場合、委託契約書に「5年間の保存義務」と「廃棄時の手続き」を明記しておくことが重要です。

紙管理と電子管理：それぞれの要件

紙での保管

紙の調査票をそのまま保管する場合は、以下の点に注意が必要です。管理が属人化しやすいため、担当者が変わっても対応できるよう社内ルールとして文書化しておくことを推奨します。

• 鍵のかかるキャビネットに保管し、閲覧権限を限定する
• 実施者以外がアクセスできない場所に保管する
• 5年経過後は適切にシュレッダー処理する（ゴミ箱への廃棄は不可）
• 担当者が交代する際は引き継ぎ記録を残す

電子データでの保管

クラウドサービスや社内システムで管理する場合の主な要件は次のとおりです。紙管理よりも漏えいリスクの管理が重要になります。

• アクセスログを記録し、不正アクセスを検知できる状態にする
• データの暗号化（通信・保存の両方）
• バックアップを定期的に取得し、5年間のデータ保全を保証する
• 退職者データも5年間は削除しない
• システム移行時のデータ引き継ぎ計画を事前に策定する

ストレスチェック専用クラウドサービスを利用している場合は、サービス規約上の「データ保管期間」と「契約解除時の扱い」を必ず確認してください。契約を解除すると同時にデータが削除されるケースがあります。

個人情報保護法との関係

ストレスチェックの結果は要配慮個人情報（健康情報）に該当するため、個人情報保護法の厳格な規制対象となります。通常の個人情報よりも取り扱いが制限されており、違反した場合の行政処分リスクも高くなります。

廃棄のルール

5年が経過した記録は適切に廃棄する必要があります。廃棄後のデータ復元ができない状態にすることが重要で、方法や日付を記録として残しておくと後の証明に役立ちます。

• 紙：シュレッダー処理または機密文書処理業者への委託
• 電子データ：専用ツールによる完全削除（ゴミ箱を空にするだけでは不十分）
• 廃棄した記録の日付・方法・担当者を記録として残す
• 外部委託先のデータについては委託先での廃棄完了報告を受け取る

外部委託時の注意点

ストレスチェックを外部委託している場合、委託先の管理体制を確認することが事業者の義務です。以下のポイントを委託契約書や利用規約で確認してください。内部監査や定期確認の際のチェックリストとしても活用できます。

• データの保管場所（国内サーバーか）
• 保管期間の保証（5年間）
• 委託契約終了後のデータ返却・削除手順
• 再委託（サブプロセッサー）への個人情報提供の有無
• セキュリティ事故発生時の通知義務と対応フロー