社内にIT担当者がいない場合のシステム保守｜中小企業が取るべき3つの対策と外注活用ガイド

「IT担当者がいない」状態でシステムを動かし続けるリスク

「担当者が退職してシステムのことがわかる人がいない」「もともと社内にエンジニアはおらず、開発を外注して作ったシステムを誰も保守できていない」。こうした状況を抱える中小企業は少なくありません。

IT担当者がいない状態でシステムを放置すると、以下のリスクが現実になります。

• セキュリティの脆弱性：ソフトウェアのアップデートが止まると、既知の脆弱性を突かれるリスクが高まります
• 障害時の対応遅延：誰が何をすべきかわからないため、システム停止が長引きます
• コスト増大：放置期間が長いほど技術的負債が蓄積し、後からの修正コストが膨らみます
• ベンダーへの過度な依存：最初に作った開発会社以外が手を出せない「属人化」状態になります

取るべき3つのアプローチ

アプローチ1：外部の保守会社に委託する

IT担当者がいない場合、最も現実的な選択肢は外部の保守専門会社への委託です。月額固定で保守を請け負う会社であれば、障害対応・セキュリティ更新・定期確認を一括して任せられます。

費用目安：月額3万〜20万円（システムの規模・対応範囲による）
向いている企業：社内に技術的な判断ができる人が誰もいない、障害対応を自社で抱えたくない企業

ポイントは「何もしない保守」ではなく「障害対応・定期確認・報告書提出」がセットになっている会社を選ぶことです。保守委託の注意点については 保守契約の落とし穴｜7つのチェックリスト をご参照ください。

アプローチ2：システムを作った会社（ベンダー）に保守を続けてもらう

もともとシステムを開発した会社が保守も担当している場合、そのまま継続依頼するのが最もスムーズです。ベンダーはシステムの内部構造を把握しており、問題解決が速い反面、以下のデメリットがあります。

• 価格交渉がしにくい（他社に移行しにくい構造になりやすい）
• ベンダーが廃業・サービス終了した際のリスクが高い
• 保守内容が「対応すれば良い」という受け身型になりやすい

ベンダー1社に全依存するリスクを軽減するため、ソースコードと仕様書の権利が自社にあるかを必ず確認してください。

アプローチ3：SaaS・クラウドサービスへ移行する

独自開発のシステムをSaaSに置き換えることで、保守の手間そのものをなくすことができます。特に、会計・勤怠・販売管理など汎用的な業務については有力な選択肢です。

向いている企業：業務プロセスが特殊でなく、市場のSaaSで代替可能な企業
注意点：移行コスト・データ移行・従業員の習熟時間が必要。独自機能があるシステムには向かない

SaaS移行の費用感は クラウド移行完全ガイド を参照してください。

保守委託先を選ぶときの5つの確認ポイント

外部委託するにあたって、以下の5点を必ず確認してください。

詳しい委託先の選び方は システム保守の費用相場と選び方 および 保守委託後の品質確認方法 をご参照ください。

社内で最低限整えておくべき記録

保守を外注する場合でも、発注者側として最低限の記録を整えることが重要です。IT担当者がいないからこそ、「誰が見ても状況がわかる」記録が必要になります。

• システム構成図：どのサーバー・データベース・外部APIが動いているかを記録
• ログイン情報管理：管理者アカウントやAPI接続情報をパスワードマネージャー等で安全に管理
• 契約書・仕様書の保管場所：担当者が変わっても見つけられる場所に保管
• 障害対応フロー：障害発生時に誰に連絡すれば良いかを書面化

ドキュメントがない状態の引き継ぎ事例は 仕様書なしのシステム保守引き継ぎ が参考になります。