システム開発の相談メールには何を書けばいいか｜開発会社が最初に見ている3つのこと

システム開発の相談メールには何を書けばいいか

結論から言うと、開発会社が相談段階で必ず確認しているのは予算・納期・機能の3つです。この3つが分かれば、初回のやりとりから具体的な検討に入れます。逆に言えば、この3つが分からないまま打ち合わせを設定しても、その場は「まずは詳細をお伺いしてから」という確認作業だけで終わってしまいます。

相談メールとは、開発会社が見積もりや進め方を検討するための材料を渡す最初の一通です。整った書類である必要はありません。FUNBREWでは、以下のような情報が書かれていると、事前に準備をしたうえで打ち合わせに臨めます。

• 何に困っているか、何をしたいか（業務の状況でも構いません）
• 使える予算の上限、あるいは「このくらいに収めたい」という感覚
• いつまでに必要か、その期限に理由があるか
• 現在どんな仕組みで運用しているか（手作業・エクセル・既存システムなど）

書く内容に迷ったら、情報量を増やす方に倒す

何を書くべきか迷ったときは、とにかく情報量を増やしてもらえると助かります。開発会社にとって不要な情報であれば読み飛ばすだけですが、足りない情報は聞き直すしかなく、そのぶん話が前に進みません。「これは関係ないかもしれない」と思う背景事情ほど、実は判断材料になることがあります。

情報が少ないと、最初の打ち合わせが重くなる

情報が少ない状態で打ち合わせに入ると、事前準備ができないため、その打ち合わせ自体が「詳細をお伺いする場」になります。発注側から見ると、一度会ったのに何も具体化しなかった、という時間の使い方になりがちです。最初の一通に材料が入っているだけで、初回から具体的な提案の話に進めます。

予算は書いた方がいいのか

書いてもらえると大変助かります。システム開発は案件によって金額の幅が大きい一方で、相場感は必ず存在します。予算が分かれば、その範囲で何ができるかという現実的な検討ができます。

具体例を挙げます。「10万円でやってほしい」という相談の場合、打ち合わせをして必要なドキュメントを作った時点で、その予算はほぼ消化されてしまいます。一方で「最大50万円以内で、できればもう少し抑えたい」という相談であれば、機能の優先順位づけやフェーズ分けなど、いろいろな検討ができます。

予算を伝えると足元を見られるのではないか、という不安はよく聞きます。ただし実際には、予算を隠したまま進めると、提案が予算と噛み合わずに作り直しになるか、そもそも検討が始まらないかのどちらかになりやすいのが実情です。

「とにかく見積もりだけ欲しい」がなぜ答えにくいのか

返答に困る相談として最も多いのが「とにかく見積もりしてくれ」というものです。理由は、背景が分からないまま出した見積もりには意味がほとんど残らないからです。

金額を出すこと自体はできます。ただし依頼の背景が分からないと、「これは概算であり、詳細が詰まることで大きく金額が変わる可能性があります」という注釈を付けざるを得ません。注釈だらけの見積もりは、発注側が判断材料として使えるものになりません。

一方で、目的がはっきりしている場合は話が別です。たとえば補助金の申請のために概算金額が必要、ということであれば、おおよその金額を出し、それ以上深いところは詰めないという割り切った出し方ができます。「その見積もりを何に使うのか」が書かれているだけで、出せる見積もりの形が変わります。

「まだ何も決まっていない」段階で相談していいのか

大歓迎です。決まっていない状態からの相談は、むしろ提案の余地が大きく、開発会社としても取り組みやすい相談です。

ただし一点だけお願いがあります。予算と納期については、ある程度の見当を持っておいてください。この2つが全くない状態で話を始めると、アイデアだけが膨らんで、到底その条件では作れないものが出来上がってしまうことがあります。そうなると、そこから現実的な線まで戻す作業が必要になり、双方にとって遠回りになります。

「まだ何も決まっていない」と「予算も納期も考えていない」は別のことです。前者は歓迎で、後者だけは先に手を付けておいてほしい、というのが正直なところです。

予算・納期・機能は、どれか一つでは決まらない

相談段階で確認する3つは、それぞれ独立していません。予算と納期は、開発する機能に密接に関わります。多くの場合は「作りたい機能やサービス」に合わせて予算と納期を考えることになりますが、逆に「いつまでに、これくらいの金額で欲しい」という方向から、入る機能を決めていくこともできます。

実際の相談では、この双方向から検討して落とし所を決めていきます。だからこそ、3つのうち動かせないものがどれなのかを教えてもらえると、検討が早く進みます。

動かせない条件を先に伝える

期限に理由がある（決算に間に合わせたい、既存システムのサポート終了が近い）、予算が申請済みで動かせない、この機能だけは外せない。こうした「動かせない条件」が最初に分かっていると、それを軸に他を組み立てられます。開発会社が提案を組む順番が変わるため、同じ相談でも返ってくる内容が変わります。

まとめ：最初の一通に入れておきたいこと

• 開発会社が相談段階で必ず確認しているのは、予算・納期・機能の3つ
• 迷ったら情報量を増やす。不要な情報は読み飛ばせるが、足りない情報は聞き直すしかない
• 予算は書いた方がよい。金額が分かって初めて、その範囲での現実的な検討ができる
• 「とにかく見積もりだけ」は注釈だらけの金額しか出せない。何に使う見積もりかを添える
• 「まだ何も決まっていない」相談は歓迎。ただし予算と納期の見当だけは持っておく

発注の準備をもう少し進めたい場合は、RFP（提案依頼書）の書き方ガイドで、正式に依頼するときの書類の作り方を解説しています。相見積もりを取る前の考え方については要件が固まる前に相見積もりを取るとどうなるかを、開発会社の選び方については失敗しないシステム開発会社の選び方をあわせてご覧ください。

発注後に要望が増えたとき、どこから追加費用になるのかはシステム開発で「これは追加費用です」と言われるのはどこからかでまとめています。

相談の段階でこの3つが揃っていなくても構いません。お問い合わせから、いまの状況をそのままお送りください。