担当者退職時のシステム保守引き継ぎ｜属人化を防ぐ5つの方法

担当者退職がシステム保守に与えるリスク

「あのシステムのことは田中さんしかわからない」。多くの企業で耳にするこの言葉は、システム保守における最大のリスクを端的に表しています。

経済産業省のDXレポートでは、IT人材が2025年時点で約43万人不足すると予測されています。人材の流動性が高まるなか、保守担当エンジニアの退職は「起こるかもしれない」ではなく「いつ起こるか」の問題です。

担当者が退職した場合に起きる具体的なリスクは以下の通りです。

保守引き継ぎの全体像については「システム保守引き継ぎの完全ガイド」で網羅的に解説しています。

属人化が起きてしまう3つの原因

原因1: ドキュメントの軽視

「動いているから大丈夫」という考えのもと、設計書や運用手順書の作成・更新が後回しにされるケースが非常に多くあります。開発当初は仕様書があっても、その後の改修や機能追加が反映されず、実態と乖離したドキュメントが残っていることも珍しくありません。

原因2: 1名体制による効率追求

コスト削減のために保守担当を1名にするケースは中小企業で特に一般的です。確かに短期的にはコスト効率が良いのですが、その人材が離脱した瞬間にすべてのナレッジが失われるリスクを抱えています。

原因3: 暗黙知の蓄積

長年同じシステムを保守していると、「このバッチは月末に手動で再起動が必要」「この画面は特定のブラウザでレイアウトが崩れるので注意」といった暗黙知が担当者の頭の中にだけ蓄積されていきます。これらは通常のドキュメントに記載されることがなく、引き継ぎ時に最も漏れやすい情報です。

属人化を防ぐ5つの方法

方法1: 運用手順書の作成と定期更新

日常的な保守業務をすべて手順書に落とし込みます。デプロイ手順、バックアップの確認方法、障害発生時の初動対応、定期メンテナンスの手順など、「担当者が明日いなくなっても別の人が対応できる」レベルの詳細さが必要です。

重要なのは、手順書を作って終わりにしないこと。システムの改修や環境変更に合わせて、最低でも四半期ごとに見直す運用を定着させましょう。

方法2: ナレッジの共有と可視化

暗黙知を形式知に変換する仕組みを作ります。障害対応のたびに「障害報告書」を作成し、原因・対処法・再発防止策を記録します。社内WikiやNotionなど、チーム全員がアクセスできるツールで管理するのが効果的です。

方法3: 定期的なコードレビュー

保守担当者が1名であっても、改修時のコードレビューを別のエンジニアに依頼する仕組みを設けます。レビューを通じてシステムの理解者を増やすことで、属人化の進行を防ぎます。

方法4: 複数名での保守体制

最も根本的な対策は、保守を複数名で担当することです。メイン担当とサブ担当を設定し、定期的にローテーションすることで、特定の個人に依存しない体制を構築できます。

内製での複数名体制が難しい場合は、外部の保守会社にチーム体制で委託する方法もあります。保守の内製と外注の比較は「システム保守の内製vs外注」で詳しく解説しています。

方法5: 外部保守会社への委託

社内にIT人材が限られている場合、システム保守を専門の外部会社に委託することで、属人化リスクを根本的に解消できます。特にチーム体制で保守を行う会社を選べば、担当者の異動や退職があっても保守が途切れることはありません。

外部委託先の選定にあたっては、他社が開発したシステムの引き継ぎ実績があるかどうかが重要な判断基準です。「他社開発システムの引き継ぎ」も参考にしてください。

退職が決まってからの緊急引き継ぎ

すでに担当者の退職が決まっている場合、限られた期間で最大限の引き継ぎを行う必要があります。以下の優先順位で進めてください。

最優先（退職1ヶ月前まで）

アクセス情報の棚卸しが最優先です。サーバーのSSHキー、データベース接続情報、外部サービスのアカウント情報など、担当者しか知らない認証情報をすべてリストアップし、安全な方法で共有します。次にソースコードのリポジトリ権限を確認し、担当者個人のアカウントに紐づいている場合は組織アカウントに移管します。

高優先（退職2週間前まで）

日常業務の手順書を作成します。退職する担当者に実際の作業を行いながら画面録画や手順のメモを取ってもらうのが効率的です。また、過去に発生した障害とその対応方法を時系列で記録してもらいます。

中優先（退職まで）

システム構成図の作成、外部連携先の一覧化、特殊な設定や注意事項の洗い出しを行います。仕様書がない場合の進め方は「仕様書なしのシステム保守引き継ぎ」で詳しく解説しています。

まとめ

担当者の退職によるシステム保守の引き継ぎリスクは、事前の対策で大幅に軽減できます。属人化を防ぐ5つの方法を日常的に実践し、「誰が辞めても大丈夫」な体制を構築しておくことが重要です。

すでに属人化が進んでいる場合でも、外部の保守専門会社を活用することで、リスクを根本から解消できます。FUNBREWの保守サービスやシステム引き継ぎサービスの詳細もあわせてご覧ください。保守体制の見直しについては、お問い合わせフォームからお気軽にご連絡ください。