郵便物管理システム

課題

複数企業が入居するオフィスビルの郵便室では、1日数百通の郵便物を手作業で仕分け・管理していました。宛先不明や長期保管の郵便物が溜まり、スペースと管理工数が問題になっていました。

解決策

郵便物到着時にバーコードラベルを発行し、宛先への自動メール通知を実装。保管期限が近づくとリマインドを送信し、一定期間経過後は返送処理を促す仕組みを構築しました。

こだわったポイント

市販のバーコードスキャナーをそのまま使えるので、特別な機器を導入する必要がありません。受取時にスキャンするだけでステータスが自動更新され、数百件の通知も一括で処理できます。入居企業の部署変更にもあいまい検索で柔軟に対応でき、「部署名が変わったから届かない」といった問題も解消しました。

成果

郵便物の紛失がゼロに。平均受取日数が5日から1.5日に短縮され、保管スペースも30%削減できました。