ファンブリューの金井です。
今回はExcelとスプレッドシートは結局をどちらを使えば良いの？
という疑問にお答えしたいと思います。
Excelとスプレッドシートの違い
どちらが良いのかを考えるに当たって、まずは両製品の違いを見てみます。
優れていると思う項目は太文字にしています。
| 項目 | Excel | スプレッドシート |
|---|---|---|
| 企業 | Microsoft | |
| リリース | 先発 | 後発 |
| 料金 | 買い切り・月額支払い | 無料 |
| 機能性 | 元祖 | Excelと同等 |
| 拡張性 | 関数・マクロ・VBA | 関数・Google Apps Script |
ExcelはWindowsでおなじみのMicrosoft社が作っている製品です。
スプレッドシートはGoogleの製品ですね。
Excelの方がスプレッドシートに比べて、先にリリースされた製品です。
スプレッドシートはExcelの模倣品というイメージもありましたが、オンラインで手軽に使えること、無料であることで人気になりました。
機能面を考えるときはExcelを基準にして、スプレッドシートがどこまで同じ機能を備えているのかを考えることが多いでしょう。
実際にはスプレッドシートとExcelの機能に大差はありません。
Excelは従来からマクロやVBAといった技術を使って、自動化やシステム化をすることができます。
スプレッドシートでもGoogle Apps Script（通称GAS）を使って、同様の機能を実現することができます。
少し補足すると、スプレッドシート単体ではGUI（画面を含んだ）システムを作ることは難しいです。
ざっとこれらを踏まえて、どちらが良いのか１つずつ見ていきましょう。
知名度で選ぶならExcel
Excelを知らない、というビジネスマンはあまりいないでしょう。
少なくとも「Wordと同じシリーズです」と言えばピンとくるかと思います。
一方、スプレッドシートというと、すぐに思い浮かばない方もいらっしゃるかもしれません。
そういう意味で、Excelが真っ先に候補に上がったという方もいらっしゃるでしょう。
しかし、それだけでExcelを選ぶ理由にするのは弱いので、メリットについて考えてみます。
１つは既に多くのユーザーがいることです。
今お話している通り、Excelは誰もが知っていて、どこの会社でも使っているスタンダードなツールです。
お客様とのメールで「それではExcelでデータをお送りしますね。」といった内容も一般的です。
お互い知っているツールだから、自社のパソコンにも入ってるし、データをいただいて簡単に見ることができます。
つまり、Excelを使うことによって業務を円滑に進めることができます。
スプレッドシートの場合はそこまで円滑にはなりません。
お客様がExcelをメインに使っているなら、こちらも合わせてExcelを使う必要が出てきます。
スプレッドシートで作成したデータはExcelファイルに変換できまし、Excelのデータをスプレッドシートに変換することも可能ですが、そもそも変換するという作業が手間になります。
もしくは、お客様にスプレッドシートの共有URLを送り、見ていただくということも一般的ですが、慣れていないというお客様には嫌がられることもゼロではありません。
まとめると、知名度の高さではExcelを使ったほうが無難である、と考えることができます。
価格で選ぶならスプレッドシート
ExcelはMicrosoft Office 20xxバージョンといった、買い切りのライセンスで購入することが一般的でした。
しかし、近年ではMicrosoft 365のような月額の支払いサービスが主流になってきています。
例えば、月額のライセンスを利用するとして、１ライセンスが約１０００円とします。
１０台のパソコンにインストールしたなら、１ヶ月で１万円です。
それが１年になると１２万円になります。
これは決して安い金額ではありません。
そうなると、過去の買い切りラインセンスのバージョンを使い続けるといったことも考えられます。
ただその場合は、最新の機能が使えなかったり、対応OSのサポート外で動かなくなるという問題も起こりえます。
スプレッドシートを使えばそういった問題はありません。
まず無料で利用できるということが大きいでしょう。
それにスプレッドシートはブラウザで動くソフトなので、バージョンアップはGoogle社のサーバーで行われます。
不具合は勝手に修正されて、最新の機能は常に使えるという状態になります。
トータルのコストを考えると、スプレッドシートに軍配が上がるのは間違いありません。
用途で選ぶ
Excelは関数を使って合計値を出したり、条件によって色を変えたりと、様々なことができます。
多くの利用者がこれだけでも十分な機能だと感じていると思います。
さらに踏み込んで、VBAを使えば、入力フォームを画面で作成したり、といったソフトを作ることができるので、従来から広く使われてきました。
逆に言えば、表計算を少しするだけであれば、無料であるスプレッドシートでも十分です。
補足するなら、スプレッドシートの機能がExcelに劣っているというわけでありません。
当然、スプレッドシートにもExcelと同じように関数が使えます。
そして、スプレッドシートにもGoogle Apps Script（GAS）というVBAの代わりになるような機能があります。
GASには画面を作る機能はありませんが、一定の処理を自動化するなど、VBAと出来ることはよく似ています。
いずれにせよ、こういった機能を使うにはVBAやGAS自体の学習が必要になってきます。
これらを使って本格的にシステムを組むのであれば、プログラミングなどの開発の知識も必要になります。
そこまで用途を考えるのであれば、システム開発会社に依頼するのも１つの手です。
繰り返しになりますが、ただ表計算をするぐらいであれば、無料のスプレッドシートがコスト面でExcelに勝つでしょう。
新しく始めるならスプレッドシート
事業を開始したばかりや、今までオフィス製品を使っていないのであれば、スプレッドシートをおすすめします。
理由はやはり、無料で利用できるからです。
パソコンでのインストールが不要であり、Gmailのアカウントさえあればどこでも共有ができます。
リンクの共有もボタン１つで出来るので、無料で使えるのが不思議なくらい便利です。
他にWordやPowerPoint、OutlookなどのMicrosoftの製品を使うことがなければ、まずはスプレッドシートをおすすめします。
最後に
Excel、スプレッドシートのどちらがいいかは用途によって変わります。
費用を抑えたい場合は圧倒的にスプレッドシートになりますし、従来からの使い勝手やお客様とのやり取りを重視するならExcelの方が便利です。
ファンブリューではスプレッドシートをメインに使いますが、大きな理由は無料であること、お付き合いのある企業もIT系が多く、スプレッドシートでのリンクの共有などに慣れているということなどがあります。
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