ファイル管理がDXの基本、事業者のためのファイル管理の方法について

ファンブリューの金井です。

オフィスでの仕事をしている人であれば、日常的にファイルを管理するという業務を行なっているかと思います。

そして、何か作業をしたいと思ったときに、まずはファイルを探すということから始めてはいないでしょうか。

パソコンやシステムばかり触っている私でも、同じようなことをしていることが多々あります。

少し話は変わりますが、以前何かの書籍でビジネスマンの1日の時間の使い方は、何かを探している時間がかなりの割合を占めているという話がありました。

つまり、目的のファイルにすぐに辿り着ける仕組み・もしくは能力を身につければ、1日に使える時間が大幅に増えるということが言えます。

今回はそんなファイルを探すための時間を減らすために、どのようなファイル管理をするのが良いのか、いくつかポイントをご紹介したいと思います。

一元管理を徹底する

一元管理を聞いたことがあるでしょうか。

漢字見ればある程度察することができますが、要はファイルの置き場所は１つに決めましょう、ということになります。

もしあちこちにファイルを置いていたとすると、検索するときにその置き場所の分だけ増えることになります。

これは検索の際に非常に負荷がかかります。

パソコン内のすべてのファイルを検索することもできますが、検索自体に時間がかかってしまうので、あまり良いやり方ではありません。

まずはファイルをどこに置くかを決めて、必ずそこに放り込むように管理をしてみてください。

細かいフォルダ分けなどは、大元の場所を決めたその中で分けていくのが良いでしょう。

ファイル名に規則を持たせる

電子帳簿保存法の対応が2024年の1月から必須になりました。

その時の要件として、検索してファイルをすぐに取り出せることが１つ挙げられています。

これはまさにファイル管理の根幹となる考え方であり、帳簿ファイル以外でも同じような考え方をすべきです。

例えば、あるファイルが以下のような情報を持っていたとしましょう。

作成日：2024年1月14日

作成者：金井

種類：見積書

金額：100000

このようなデータの場合は、ファイル名を次のようにします。

20240114_金井_見積書_100000.pdf

そうすることで、ファイルを検索したときに、これらの情報をキーワードとして入れれば、検索結果にヒットすることになります。

例では電子帳簿の要件に合わせて挙げてみましたが、これを自社のコアの業務に当てはめてルール化するといいでしょう。

例えば弊社の場合はシステムを作る会社なので、お客様の名前とプロジェクト名などが大事な情報になってきます。

もしこういった情報がすぐに思い浮かばない場合は、今現在、検索をするときに何を思って検索しているかを思い出してみてください。

例えば、ある案件の受注金額が分かっていることが多いのであれば、それをファイル名に入れると検索が楽になるでしょう。

もしかしたら現場の場所が大事かもしれません。

他にも担当者の名前が重要なことだってあるでしょう。

多くのファイルで管理しやすい情報で言うと、やはり日付は便利だったりしますので、色々と工夫しながら決めていくと良いでしょう。

ファイル管理業務をルール化する

ここまでファイルの一元管理をすること、ファイルの名前にキーワードを入れることを説明してきました。

これらができればファイルの検索が圧倒的に楽になります。

しかし、ファイルの管理に関わらず多くの業務で課題になるのが、やり切れるかどうかです。

ルールに従って必ずファイル管理をすれば検索は楽になりますが、そのルールを守るのが非常に難しいことは多くの方にご同意いただけるかと思います。

ここからはルールを守るための方法について、いくつかご紹介したいと思います。

ルールはできるだけ簡単に

複雑なルールを作って運用すれば、細かな要件にも応えられて良い結果を生み出すのは間違い無いでしょう。

ただし、ルールを守るのが難しいという前提に立てば、ルール自体はできるだけ簡単な方が良いでしょう。

システム開発でも似たような話はありますが、まずはシンプルに作って、動かしてみましょう。

それで上手く業務が回らないようであれば、ルールの修正必要ですし、上手く回れば手を入れる必要はないかもしれません。

簡単なルールで物足りないと言うことが判明すれば、自社の業務のレベルが高いことを実感できるでしょうし、それに合わせてさらに細かな設定をするのも良いでしょう。

まずはシンプルに、簡単に、誰でも実践できるような簡単なルールを持って始めるのがおすすめです。

未整理フォルダを作成する

ファイル管理で大切なのはルールに従ってファイル名が設定されていること、決めた場所に保存されていること、この２つが大事になってきます。

その中で、面倒だからだと言ってファイル名を変更せずに放り込んでしまうと、名前を変えたつもりで検索するとヒットしないと言うことが起こります。

それを避けるために、単純ではありますが、溜め込む用のフォルダとは別に未整理専用のフォルダを用意するのがおすすめです。

パソコンに溜まっていくデータは未整理フォルダに放り込んでおきます。

そこで週に１回でも良いので、未整理フォルダの中のファイル名を変更して、検索用のフォルダに移していくという作業を行います。

そうすることで、整理忘れのファイルをなくすことができ、検索用フォルダにゴミが溜まることがなくなります。

共有フォルダを一元管理場所にする

現在では様々なクラウドストレージサービスがあります。

OneDrive、Google Drive、iCloud、Dropbox、どれでも構いませんが、これらのようなサービスを１つ選んでその中に一元管理のフォルダを用意しましょう。

クラウドストレージを利用すれば、パソコンからでもスマホからでも同じ場所で見れる利点があり、真の一元性を実現することができます。

手元のパソコンだけで管理するよりも、バックアップとしても優秀ですので、ぜひ検討してみてください。

最後に

ざっと書きましたが、難しいやり方はご紹介しておらず、誰でもできる方法ではないかと思います。

仕事中にファイルを探している時間が多いと感じている人は、ぜひお試しいただければと思います。